Сургуулийн архивын  журам

                       

Нийтлэг үндэслэл

1.    Архивын үйл ажиллагаанд  Монгол Улсын Үндсэн хууль,Архивын тухай хууль, Төрийн албаны тухай хууль, төрийн албан ёсны хэлний тухай хууль, Төрийн нууцын тухай хууль, эдгээрт нийцүүлэн гаргасан хууль тогтоомжийн бусад акт болон байгууллагын архивын зааврыг дагаж мөрдөнө.

2.    Энэхүү журмаар архивт баримт бичиг шилжүүлэх, хадгалах, лавлагаа, мэдээлэл өгөх, харилцааг зохицуулна.

3.    Байгууллагын удирдлага нь  архивыг мэргэжлийн боловсон хүчин, зориулалтын өрөө тасалгаа, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэл болон архивын холбогдолтой ном, сэтгүүл, гарын авлага, хууль тогтоомжийн эмхтгэл зэргээр хангана.

                Архивын зорилт, чиг үүрэг

1.    Архивын үндсэн зорилт:

ü  Архивын баримтын хадгалалтын тохиромжтой нөхцлийг бүрдүүлэх

ü  Архивын баримтанд тоо бүртгэл хөтлөх

ü  Архивын хууль тогтоомжинд заасан хугацаа, шаардлагын дагуу байнгын хадгалалтанд баримт шилжүүлэх зэрэг болно.

2.    Архив нь үндсэн зорилгоо хэрэгжүүлэхийн тулд дараах чиг үүргийг гүйцэтгэнэ.

ü  Багш, ажилтнуудаас  эмхлэн цэгцэлсэн баримт бичгийг хуваарийн дагуу хүлээн авах

ü  Архивын баримтын хадгалалтын тохиромжтой нөхцлийг бүрдүүлж, тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдлыг хангах

ü  Архивт хүлээн авсан баримтанд тоо бүртгэлийн үндсэн болон туслах баримт бичиг хөтлөх

ü  Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын лавлагаа олгох

Архивт шилжүүлэх баримтын бүрэлдэхүүн

1.    Архив нь батлагдсан дүрмийн дагуу байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгж болон боловсон хүчний хувийн хэргээр нөхөн бүрдүүлэлт хийнэ.

2.    Хадгаламжийн нэгж  бүрдүүлэхдээ:

ü  Байнга, түр хадгалах баримтыг  тус тусад нь ангилан төрөлжүүлэх

ü  Хадгаламжийн нэгжид зөвхөн нэг оны баримтыг оруулах

ü  Боловсон хүчний хувийн хэрэг,хяналт шалгалтын болон тухайн хичээлийн жилд бүрддэг сургалтын холбогдолтой баримт зэргийг он цаг, нэр төрөл, асуудал сэдвийн хувьд харилцан адилгүй баримтаас бүрддэг тул хэргийн бүрдлээр ангилан төрөлжүүлнэ.

ü  Хадгаламжийн нэгжид албан ёсны бүрдэл бүхий зөвхөн нэг баримтыг оруулах

ü  Хадгаламжийн нэгжийн хуудас 250-иас илүү гарвал тэдгээрийг хэд хэдэн боть болгоно.

3.    Хадгаламжийн нэгжийн болон захирамжлалын, байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааны, боловсон хүчний баримтыг тэдгээрийн он цаг, нэр төрлөөр нь  ангилан төрөлжүүлнэ.

4.    Батлагдсан төлөвлөгөө, тайлан, төсөв, удирдамж зэргийг тусад нь ангилан төрөлжүүлнэ.

5.    Байгууллагын ажилтан, алба хаагчдын цалингийн цэс,гадуур орлогын тооцоог тусад нь ангилан төрөлжүүлнэ.

6.    Байгууллагын үйл ажиллагааны талаар эцэг, эх, иргэд, суралцагсдаас ирсэн өргөдөл, гомдол, санал, хүсэлт болон тэдгээрийн хянан шийдвэрлэсэн баримтыг тусад нь ангилан төрөлжүүлнэ.

7.    Ирсэн, явуулсан баримт бичиг буюу харилцсан албан бичгийг он цагийн шинжээр ангилан төрөлжүүлнэ.

8.    Албан хэрэгцээнд зориулан хэвлэлийн аргаар бэлтгэсэн буюу үдэж дэвтэрлэсэн баримтыг тэр байдлаар нь ангилан төрөлжүүлж хадгаламжийн нэгж бүрдүүлнэ.

9.    Хадгаламжийн нэгж нь нэг төрлийн баримтаас бүрдэж байвал тэдгээрийн он сар, өдөр, дугаар зэргийг харгалзан байрлуулна.

10. Хадгаламжийн нэгж нь хэд хэдэн нэр төрлийн баримтаас/ өргөдөл, тушаал, тодорхойлолт гэх мэт/ бүрдэж байвал тэдгээрийн ач холбогдол, асуудал, сэдэв, нэр төрөл зэргийг харгалзан байрлуулна.

                       Архивын баримтад тооллого явуулах

ü  Архивт хадгалагдаж буй баримтын бодит тоог тогтоох

ü  Баримтын тоо бүртгэлд буй алдаа дутагдлыг илрүүлэх, арилгах

ü  Механик болон биологийн гэмтлээс урьдчилан сэргийлэх, хамгаалах, сэлбэн засах

ü  Архивын баримтанд 2 жилд нэгээс доошгүй тооллого явуулна.

ü  Дараах тохиолдолд төлөвлөгөөт бус тооллого явуулна.

ü  а/ хадгалалтын нэгжийг өөр байр, өрөө тасалгаанд нүүлгэн шилжүүлсний дараа

ü  б/ онцгой байдлын улмаас хадгалалтын нэгжийг нүүлгэн шилжүүлсний дараа

ü  в/ архив хариуцсан ажилтан ажлаас чөлөөлөгдөх үед

ü  г/ тооллогын явцад гарсан өөрчлөлт хөдөлгөөнийг захиралд бичгээр танилцуулж холбогдох арга хэмжээг авахуулна.

Архивын ажилтны эрх

11. Хөтлөгдөж дууссан хэргийг эмхлэн цэгцэлж, цаг хугацаанд нь архивт шилжүүлэхийг  багш, ажилтнаас шаардах

12. Архивын ажилд зайлшгүй шаардагдах бүртгэл, жагсаалт зэргийг гаргах

13. Архивын баримтын хадгалалтын хугацаа,байнга болон түр хадгалах, шилжүүлэх баримтын жагсаалтыг гарган батлуулах

14. Архивын ажлыг сайжруулах, боловсронгуй болгох асуудлаар холбогдох албан тушаалтанд санал гаргах

15. Архивт цаг хугацаанд нь баримт бичгийг хүлээлгэж өгөөгүй тохиолдолд амралтын тойрох хуудас зурахгүй байх